En guide för dig som ska investera i dokumentskanner 

För att kunna välja den optimala skannern för just dina behov är det viktigt att få grepp den faktiska situationen – hur ser ditt produktionsbehov ut? Börja med att se över verksamheten utifrån några enkla punkter. Ska du bara ha en skanner för att skanna lite dokument någon gång då och då är stora delar av detta överkurs som du kan bortse ifrån. Har du däremot ett lite större produktionsbehov hittar du säkert något matnyttigt här. Oavsett behov kan du naturligtvis också kontakta oss så hjälper vi dig mer än gärna till en bra lösning.

Gör först hemläxan...

Volym

Hur stora volymer av dokument behöver du skanna, och hur lång tid har du på dig att göra det? Här är det viktigt att titta på peak volymen, dvs. volymen under den period där den är som störst. Försök att sedan bryta ner det så långt som möjligt, gärna per dag eller allra helst per timme. 

Resurser

För att sedan komma vidare behöver vi veta hur resursplaneringen ser ut, åter igen när volymen är som störst. Kommer någon att vara avdelad att skanna hela dagar, halva dagar eller bara några timmar i veckan? Tänk på att också utbilda backup om ordinarie resurs faller bort.

Framtida prognos

Genom att försöka göra en framtida prognos på hur dokumentvolymerna och/eller resurserna kommer att förändras under de nästkommande åren kan man säkerställa en längre livslängd på investeringen.

Har du information om volym, tillgängliga resurser och eventuella framtida beräknade förändringar vet du hur många timmar skannern kommer att vara i produktion och vilka volymer den måste klara under den tiden – vi vet vilken hastighet som krävs på den framtida skannern.

Hur ser dokumenten ut?

Lär känna dina dokument. Är alla dokument av samma storlek eller varierar de? Är storleken densamma för alla dokument i samma körning? Hur ser sammansättningen ut? Består ett dokument av ett ark eller av flera? Räkna ut ett genomsnittligt antal ark per dokument.

Vilken är den tunnaste och den tjockaste papperstjockleken som ska skannas? Detta kan påverka valet av pappersbana.

Begränsningar i programvaran

Vissa leverantörer av programvara har ett antal märken och modeller på skanners som valt att certifiera. Det betyder att de är testade och ska fungera väl gentemot programvaran. Kontrollera med leverantören om detta gäller för din programvara. Detta är också viktigt om du har en befintlig miljö med äldre programvara som ska kombineras med ny skanner. Risken finns att du måste uppgradera programvaran. Tänk på att detta även kan gälla stödjande programvaror så som bildförbättringsprogrammet Kofax VRS.  

Vi har nu information om produktionsmaterialet och kan börja titta på skanner kriterier...

Skannerkriterier

Skannerinterface (anslutning)

Det finns i princip tre sätt att ansluta en skanner till en PC idag. Man gör det antingen via USB 2.0, SCSI eller Firewire. De senaste åren har USB blivit det vanligaste sättet att ansluta en skanner, dels på grund av att det är ett etablerat och generellt interface och att man nu kommit upp i tillräcklig överföringshastighet för att klara av den mängd data som uppstår när man överför skannade bilder. SCSI anslutning på skanners förekommer alltmer sällan men finns kvar på en del större modeller som alternativ till USB 2.0. Väljer man att köra via SCSI bör man kontrollera om SCSI kortet följer med eller om man måste beställa det separat. Firewire används framför allt av Kodak som anslutning för sina större modeller. Här följer kort och kabel med.

Utgå ifrån att standard interface (USB / Firewire) räcker för dina behov.

På senare tid har det också kommit skanners som man ansluter direkt i nätverket, en enkel lösning om flera ska dela på en skanner för att skanna till folder på server i nätverket, skanna till Microsoft Outlook, skanna till fax etc. Är man i mer i behov av en delad resurs än en produktionsmaskin för volym skanning är detta ett alternativ, annars inte.

Med eller utan flatbädd

Alla skanners avsedda för någon typ av volymproduktion är försedd med en arkmatare (ADF – Automatic Document Feeder) som klarar av att mata buntar med dokument av varierande antal, normalt mellan 50 och 1000. Har du större volymer att processa per dag kan en större arkmatare innebära färre start och stopp för att fylla på med nytt papper, vilket i sin tur ger snabbare produktion. Det innebär också mindre manuella handgrepp per processad enhet (t.ex. 1000 dokument) vilket ibland också kan vara av betydelse.

Tillverkarens angivelser om hur många dokument man kan mata åt gången ska man dock inte ta som en absolut sanning. Det avser släta, ovikta ark som i många fall är av lite tunnare papper (ner till 60g) medan vi här oftast använder 80g – 90g papper. Har arken dessutom varit hanterade och vikta blir buntarna mycket mer luftiga och det bidrar också till att antalet dokument i buntarna minskar.

En flatbäddsenhet fungerar på samma sätt som en kopiator – Man lägger i ett dokument på en glasskiva, stänger locket och skannar. Här skannar man bara ett ark i taget och bara en sida av arket. Den används framför allt vid undantagsskanning av dokument som man av olika anledningar inte kan ta via arkmataren (ADF). Det kan vara rivna/trasiga dokument, extra känsliga dokument eller vid tillfällen då storleken på dokumentet begränsar det hela.

Då en skanner med flatbädd är dyrare än motsvarande modell utan bör man överväga om man verkligen behöver den, eller om det räcker med att ta en kopia på en vanlig kopieringsmaskin och skanna kopian istället.

Simplex eller duplex

Detta rör om skannern kan skanna en eller båda sidorna av arket på samma gång. En simplex skanner kan endast skanna en sida i taget då den bara är utrustad med en kamera som fångar bilden av det skannade arket.  En duplex skanner har en kamera på vardera sidan om pappersbanan och kan således fånga både framsidan och baksidan av arket på samma gång när det passerar.  Det flesta skanners som säljs är duplex skanners men ett fåtal tillverkare, däribland Kodak levererar fortfarande rena simplex modeller.

Vet man med sig att man bara ska skanna enkelsidigt kan man naturligtvis välja en simplex modell då den kan vara lite billigare, men man blir väldigt låst om förutsättningarna skulle ändras. Vi rekommenderar att man väljer en duplex modell från start.

Upplösning

Upplösningen styr hur pass detaljrik den skannade bilden blir. På en bild med högre upplösning kan man zooma mer innan bilden börjar bli suddig, precis som med foton tagna med digitalkamera. På produktions skanners ligger högsta upplösningen mellan 300 och 600 dpi och för vanliga produktionslösningar är detta fullt tillräckligt. Normalt skannar man på en upplösning mellan 200 och 300 dpi då detta ger tillräcklig information (upplösning i bilden) för att läsa samt att det är fullt tillräckligt för att OCR tolka bilden om det är aktuellt. Valet av upplösning är ofta en kompromiss mellan hur detaljrik man vill att bilden sak vara och hur stor själva bildfilen får bli. Ju mer detaljer man vill lagra i bilden, desto mer data går det åt för att beskriva det. Resultatet blir en fil som växer exponentiellt med upplösningen. Givetvis påverkar även valet av att beskriva bilden i svart vitt, gråskala eller färg, då även detta blir till data som ska lagras i bildfilen. Som exempel fick ett 2 sidigt datablad i färg en storlek på strax under 200Mb när det skannades i en upplösning på 600 dpi. Denna bildfil är ohanterlig, men väldigt detaljerad.

Upplösningen kommer med allra största säkerhet att räcka till för ditt behov. Det kan dock vara bra att känna till hur mycket upplösningen påverkar filstorleken. 

Hastighet

Hastigheten på en dokumentskanner mäts antingen i antalet ark per minut som skannas i PPM (page per minute), eller i antalet bilder per minut – IPM (images per minute) beroende på om man skannar i enkelsidigt (simplex) eller dubbelsidigt (duplex). Mätningen avser oftast skanning i stående A4 med en upplösning på 200 dpi, men tillverkarna kan avvika från det i vissa fall. Kontrollera under vilka premisser hastigheten uppmäts om det är en viktig faktor för er. Tänk på att hastigheten också kan skilja beroende på om man skannar i svart vitt, gråskala eller färg.

Notera också att hastigheten tillverkarna anger inte är en absolut sanning i en produktionsmiljö. Om en skanner klarar av 40 blad per minut betyder det inte att man kan processa 400 blad på 10 minuter. Skannern måste fyllas på med nya buntar och skannern ska startas igen, dokument kan vara trasiga, de kan ha hundöron eller så kräver skanningsprogrammet eller andra bakomliggande processer åtgärder för att fortsätta. Räkna med detta när du kalkylerar dina beräknade produktionsvolymer.

Tänk också på att man kan öka hastigheten genom att skanna A4 liggande i en skanner som klarar A3 format. Det gör att genomströmningen blir snabbare och man roterar sedan bilden rätt i skanningsprogrammet.

Pappersbana

Pappersbanan i en skanner är normalt rak eller ”u-formad”, en sk. trummatad skanner. På en skanner med rak pappersbana matar man antingen in papperet från ena sidan skannern och ut på den andra, alternativt snett uppifrån och ned. På en trummatad lösning matas papperet in, runt genom en trumma och ut igen på samma sida. Detta är framför allt vanligare på större modeller och kanske en mer ergonomisk lösning.

Skannar man vanliga dokument spelar val av pappersbana ingen större roll ur ett produktionsperspektiv. Om man däremot skannar tjockare papper kan man få problem med matningen i böjen på trumman. Det finns dock bra lösningar. På en del mellan stora och stora modeller med trummatning, däribland Panasonic, kan man ställa om matningen från trummatad till rak pappersbana och mata arket rakt igenom skannern. Ofta har dessa modeller även en inställning för olika pappers tjocklekar vilket gör att matningen fungerar mycket bättre. Dessa funktioner kan vi starkt rekommendera om man har behov av att hantera tjockare material.

Vi kan hjälpa dig att ta fram rätt modell.

Dubbelmatningskontroll

Traditionellt har skannern kontrollerat att den bara matar in ett blad i taget genom att känna av tjocklek samt längden på dokumentet. Detta är numera en förlegad teknik och inget som längre hör hemma på en volymskanner. Numera kontrollerar skannern att ingen dubbelmatning har skett med ultraljudsteknik. Sensorer känner av om det matade papperet innehåller luftfickor (vilket endast kan uppstå mellan två ark) och stoppar skannern omedelbart. Detta är en metod som är 100% söker och garanterar att inga dubbelmatningar sker.

Tänk på att sensorerna också reagerar på samansatta dokument där man klistrat på en bild, klisterlapp eller annat på dokumentet. Vissa större skannermodeller är utrustade med flera sensorer som sitter på rad i matarbanan och dessa är individuelt kontrollerade. Givet att det som satts på dokumentet alltid sitter på samma ställe kan man slå av de sensorer som påverkas. De fria sensorerna kan då jobba vidare. 

En skanner med dubbelmatningskontroll via ultraljudsteknik är alltid att föredra.

Daglig skanningsvolym

Många tillverkare anger en daglig skanningsvolym i skannerns datablad. Denna volym avser skannerns maximala prestanda och det är inte rådligt att ständigt ligga på dessa volymer. Det medför att slitaget på skannern blir onormalt högt och livslängden kortas. Den genomsnittliga produktionsvolymen bör inte ligga över 70% - 80% av den av tillverkaren angiven daglig skanningsvolym.

Övrigt

Garanti kontra serviceavtal

Valet huruvida man ska nöja sig med garantin eller teckna ett serviceavtal bör i första hand styras av hur känslig produktionsmiljön är för driftstörningar. Garantin gäller generellt i 12 månader (vissa mindre skanner modeller har längre garanti tid) och avser endast fabrikations fel. Det täcker inte fel som skett genom normalt slitage och skannern ska returneras till närmaste serviceställe. Det finns egentligen ingen tidsangivelse på när en garantireparation ska vara klar utan att det ska bara ske inom rimlig tid. Om man anser att detta räcker för sin produktionsmiljö och investering ska man nöja sig med det. Om produktionsmiljön däremot är mer affärskritisk eller investeringen är större bör man definitivt teckna ett serviceavtal. Det täcker alla fel som inte är handhavandefel, man har en fastlagd inställelsetid då en tekniker ska vara på plats hos kunden eller tills en utbytes enhet är på plats. Ett serviceavtal räcker så länge man vill ha det och ju äldre skannern blir desto större blir risken att något ska hända. Naturligtvis kan man få hjälp av tekniker även om man inte har serviceavtal, men det sker i så fall till löpande räkning och i mån av tid.

Mer information om serviceavtal hittar du under menypunkten Service & Underhållsavtal.

Datorkrav

Oavsett hur snabb skanner du har spelar det ingen roll om du ansluter den till en gammal PC med långsam processor och lite primärminne. Dubbelkontrollera datorkraven som står angivna i databladet och jämför det med prestandan på den dator du planerar att använda. Är hastigheten en viktig faktor ska du inte nöja dig med minimikraven. Om datorn inte hinner med att hantera bilderna som skickas från skannern kommer skannern att sakta ner eller göra en paus i skanningen.

Testa först

Skulle det vara så att du har ett material som inte bara består av standard A4 papper och du är osäker på om din valda skanner klarar av att skanna det på ett bra sätt. Då kan vi hjälpa till med att testa det. Vi har tillgång till de flesta modellerna och kan ordna en test på ditt unika material med avseende på matning, bildkvalitet etc. Vill du testa skannern i din egen miljö kan vi naturligtvis ordna detta också. Kontakta oss så kan vi planera in det.